Ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social (art. 1.078 do Código Civil), os sócios devem realizar a sua reunião ordinária onde ocorrem, necessariamente, duas deliberações: aprovação ou não das contas dos administradores e escolha dos diretores para o próximo período. Com relação às demonstrações financeiras (contas dos administradores), as informações relacionadas devem ser previamente divulgadas aos interessados.
Essas formalidades não devem ser tidas e havidas como mera exigência legal e burocrática. De um lado, o cumprimento dessas formalidades garante a regularidade da pessoa jurídica e, de outro, compartilha a responsabilidade pelos seus números (demonstrações financeiras) com os administradores e os sócios da empresa.
A empresa que está em situação irregular pode ter sua personalidade jurídica comprometida, possibilitando a sua desconsideração e a responsabilidade pessoal dos sócios pelas transações realizadas. Além disso, as demonstrações contábeis irregulares podem resultar na desconsideração da personalidade da empresa pelas autoridades fiscais, com o lançamento de seus tributos determinados por arbitramento. O conjunto desses efeitos pode ainda causar prejuízo na distribuição dos dividendos entre os sócios.
Em face dessas consequências, é necessário que os administradores e os sócios das empresas, independentemente do tipo societário e do seu porte, estejam preocupados em cumprir as formalidades societárias determinadas pela lei.
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